引言

档案室作为储存和管理重要资料的中心，其资料保管工作的规范与否直接影响到资料的完整性和安全性。为了确保档案室资料的安全、有序和高效利用，以下是对档案室资料保管要求的规范介绍。

档案室资料分类与整理

档案室资料应当根据其性质、用途和保管期限进行分类整理。具体要求如下：

• 按照资料的重要程度分为绝密、机密、秘密和内部资料。

• 按照资料的时间顺序或类别进行排序，便于查找和利用。

• 为每份资料建立目录，包括资料名称、编号、存放位置、保管期限等信息。

• 定期对资料进行清理，剔除失效、破损或不再需要的资料。

档案室环境要求

档案室的环境对于资料的保护至关重要，以下是对档案室环境的基本要求：

• 保持室内通风良好，避免潮湿和霉变。

• 室内温度控制在18-24摄氏度，相对湿度控制在40%-60%之间。

• 避免阳光直射，使用遮光窗帘或遮光布遮挡。

  

• 配备防火、防盗、防潮、防虫害等设施。

档案室资料存放与管理

档案室资料的存放与管理应遵循以下规范：

• 使用专用档案柜存放资料，确保资料的安全。

• 资料存放时，应保持整齐有序，便于查找。

• 资料存放时应避免重叠、挤压，以防损坏。

• 定期对资料进行检查，发现破损、霉变等情况应及时处理。

• 建立资料借阅制度，明确借阅流程和责任。

档案室资料数字化与备份

随着信息技术的快速发展，档案室资料的数字化与备份已成为必要措施。以下是对此的要求：

• 对重要资料进行数字化处理，确保资料的可读性和长期保存。

• 建立资料备份制度，定期对数字化资料进行备份。

• 备份资料应存放在安全地点，避免自然灾害和人为破坏。

  

档案室资料保密与安全

档案室资料的保密与安全是重中之重，以下是对此的要求：

• 严格保密制度，对涉密资料进行标识，限制访问。

• 加强档案室工作人员的保密意识教育，提高其保密技能。

• 定期对档案室进行安全检查，确保资料安全。

档案室资料利用与维护

档案室资料的利用与维护是档案室工作的核心，以下是对此的要求：

• 建立资料利用制度，明确资料提供方式和利用范围。

• 提供便捷的资料查询服务，提高工作效率。

• 定期对资料进行维护，确保资料的可读性和完整性。

结语

档案室资料保管要求规范是确保档案室工作顺利进行的重要保障。只有严格按照规范进行资料保管，才能确保资料的完整、安全、有序，为各项工作提供有力支持。